Esta Política explica, de forma clara y completa, qué datos personales trata la Universidad Técnica del Norte a través de la aplicación UTN Móvil, para qué, con qué fundamento legal, con quién los comparte, durante cuánto tiempo los conserva y cómo puede usted ejercer sus derechos. Se dicta en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su Reglamento General y las resoluciones de la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP).
Esta Política es específica de la aplicación y complementa la Política de Protección de Datos Personales de la Universidad Técnica del Norte, que se aplica en todo lo que aquí no se regula.
Contenido
- Responsable y delegado
- A quién y a qué se aplica
- Qué datos tratamos
- De dónde obtenemos los datos
- Para qué y con qué fundamento
- Datos sensibles
- Con quién compartimos datos
- Transferencias internacionales
- Cuánto tiempo los conservamos
- Cómo los protegemos
- Sus derechos y cómo ejercerlos
- Decisiones automatizadas
- Menores de edad
- Permisos del dispositivo
- Cambios en esta Política
- Normativa aplicable
- Aceptación
1.Responsable del tratamiento y delegado de protección de datos
Responsable: Universidad Técnica del Norte (UTN), institución pública de educación superior.
RUC: 1060001070001
Av. 17 de Julio 5-21 y Gral. José María Córdova, sector El Olivo, Ibarra, Ecuador.
Teléfono: 062 997 800 · Correo: protecciondedatos@utn.edu.ec
Representante legal: Dr. Miguel Naranjo-Toro, Ph.D., Rector · rectorado@utn.edu.ec
Delegado de Protección de Datos Personales de la Universidad Técnica del Norte
Correo: protecciondedatos@utn.edu.ec
Puede dirigirse al delegado para cualquier consulta sobre el tratamiento de sus datos o para ejercer sus derechos.
2.A quién y a qué se aplica
Esta Política se aplica a los datos que se tratan a través de la aplicación UTN Móvil (Android e iOS) y de los servicios de la Universidad que la sostienen, respecto de:
- Estudiantes, docentes y personal administrativo que ingresan con su cuenta institucional.
- Usuarios externos que se registran en la aplicación para participar en eventos u otras actividades abiertas.
Los demás sistemas de la Universidad (sitio web, sistemas académicos en línea, correo institucional) se rigen por sus propias políticas. Esta Política no cubre servicios de terceros a los que la aplicación enlace.
3.Qué datos tratamos
| Categoría | Datos |
|---|---|
| Identificación y contacto | Número de cédula o pasaporte, nombres y apellidos, correo institucional. Usuarios externos: tipo y número de identificación, nombres, correo electrónico, teléfono (opcional), país, provincia y ciudad. |
| Autenticación | Usuarios institucionales: la identidad la verifica Microsoft con la cuenta institucional; la Universidad no recibe ni almacena esa contraseña. Usuarios externos: contraseña, que se guarda transformada de forma irreversible (nunca en texto legible), y códigos de verificación de un solo uso enviados por correo. |
| Académicos | Carrera, matrícula, horario, calificaciones, asistencia, actividades y entregas, evaluaciones en línea, evaluación docente, becas y sus requisitos, valores pendientes, documentos académicos, comunicados y encuestas institucionales. |
| Actividad docente | Distributivo y horario, registro de asistencia, calificaciones y avance de las asignaturas, banco de preguntas, producción científica, proyectos de investigación y bienes a cargo. |
| Fotografía institucional | La fotografía registrada en la Universidad, que se muestra en el carné digital, en el perfil y, a los docentes, en la lista de sus estudiantes. |
| Datos sensibles de registros institucionales | Condición de discapacidad y autoidentificación étnica, cuando constan en la ficha del estudiante; información socioeconómica aportada en procesos de becas. Ver la sección 6. |
| Eventos y reuniones | Inscripciones, estado de validación de pagos de eventos, convocatorias a reuniones y registro de asistencia mediante código QR. La aplicación no recibe ni almacena datos de tarjetas de pago. |
| Comunicaciones | Mensajes, archivos y publicaciones de la mensajería y la red social institucional; notificaciones recibidas y sus preferencias. |
| Dispositivo y sesión | Nombre, marca y modelo del dispositivo, sistema operativo y su versión, identificador del dispositivo, versión de la aplicación, dirección IP, fecha de inicio, última actividad y cierre de cada sesión, e identificador para el envío de notificaciones. |
| Uso de la aplicación | Qué módulos se abren y durante cuánto tiempo, con fines estadísticos y de mejora del servicio. |
| Constancia de consentimiento | Versión de estos documentos aceptada, fecha y hora, dirección IP, versión de la aplicación y plataforma. |
Lo que no tratamos: la aplicación no accede a su ubicación, a sus contactos ni a identificadores publicitarios, no muestra publicidad y no incorpora herramientas de rastreo o analítica de terceros con fines comerciales. Si activa el desbloqueo con huella o rostro, esa verificación la realiza el sistema operativo de su dispositivo: la Universidad solo recibe si fue correcta, nunca su huella ni su rostro.
4.De dónde obtenemos los datos
- De usted, cuando se registra, completa formularios, envía mensajes, se inscribe o adjunta archivos.
- De los sistemas académicos y administrativos de la Universidad, donde ya constan por su vínculo con ella.
- De Microsoft, que confirma su identidad al ingresar con la cuenta institucional.
- De su dispositivo, de forma automática, los datos técnicos de la sesión.
5.Para qué tratamos los datos y con qué fundamento
Cada tratamiento se apoya en una de las bases de legitimación que prevé la LOPDP:
| Finalidad | Fundamento |
|---|---|
| Prestar los servicios académicos y administrativos: consultar y registrar información académica, gestionar becas, evaluaciones, asistencia y la actividad docente. | Cumplimiento de una misión de interés público y de las obligaciones legales de la Universidad como institución de educación superior (Ley Orgánica de Educación Superior y su normativa). |
| Identificarle, mantener su sesión segura, detectar accesos indebidos y proteger la plataforma (sesión única, bloqueo por intentos fallidos, registro de sesiones). | Deber de seguridad del responsable previsto en la LOPDP, e interés público en la integridad de los servicios de la Universidad. |
| Registro y participación de usuarios externos en eventos. | Ejecución de las medidas que usted solicita al inscribirse, y su consentimiento. |
| Comunicación institucional: comunicados, convocatorias, recordatorios y mensajería. | Misión de interés público. Las notificaciones en su dispositivo requieren además su permiso, y varias categorías pueden desactivarse desde la aplicación. |
| Estadísticas de uso y mejora del servicio. | Misión de interés público, con datos agregados o anonimizados en los informes. |
| Conservar la constancia de su aceptación de estos documentos. | Obligación del responsable de poder demostrar el consentimiento (principio de responsabilidad proactiva). |
Los datos no se utilizan para finalidades distintas de las indicadas, no se venden y no se ceden con fines comerciales ni publicitarios.
6.Datos sensibles
Discapacidad, etnia e información socioeconómica
Estos datos provienen de los registros de la Universidad, que los trata en cumplimiento de sus obligaciones legales (políticas de acción afirmativa, becas y reportes al Sistema Nacional de Información de la Educación Superior). En la aplicación solo los ve usted, y el personal autorizado cuando su función lo requiere.
7.Con quién compartimos datos
Dentro de la Universidad
Las unidades académicas y administrativas que los necesitan para su función; sus docentes (lista de estudiantes con fotografía, asistencia, calificaciones); y otros miembros de la comunidad universitaria, que ven su nombre, fotografía y perfil básico en la mensajería y la red social institucional.
Entidades públicas, por obligación legal
Organismos del sistema de educación superior (Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación, Consejo de Educación Superior, Consejo de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior), la Superintendencia de Protección de Datos Personales y autoridades judiciales o administrativas, cuando la ley lo exija.
Proveedores tecnológicos (encargados del tratamiento)
Tratan datos únicamente por cuenta de la Universidad y para prestar el servicio indicado, sujetos a los términos de protección de datos que cada proveedor establece para sus clientes institucionales:
| Proveedor | Servicio | Datos |
|---|---|---|
| Microsoft | Inicio de sesión con la cuenta institucional. | Correo institucional e identidad de la cuenta. |
| Google (Firebase Cloud Messaging) | Entrega de notificaciones al dispositivo. | Identificador de notificaciones del dispositivo y contenido de la notificación. |
| Oracle | Infraestructura de base de datos en la nube. | Los datos que almacena la aplicación. |
8.Transferencias internacionales
Los proveedores anteriores prestan sus servicios desde fuera del Ecuador, principalmente desde Estados Unidos, y la base de datos de la aplicación se aloja en la nube de Oracle en Estados Unidos (Ashburn, Virginia). Estas transferencias se amparan en los términos de protección de datos que estos proveedores aplican a sus clientes institucionales, conforme a la Norma General para la Transferencia Nacional e Internacional de Datos Personales (Resolución SPDP-SPD-2026-0004-R), que les obligan a proteger los datos y a respetar los derechos de los titulares. Puede solicitar información sobre estas garantías al delegado de protección de datos.
9.Cuánto tiempo conservamos los datos
- Registros académicos: los plazos que fija la normativa de educación superior y de archivo público; muchos son de conservación permanente.
- Sesiones y registros técnicos: 12 meses desde el cierre de la sesión; después se eliminan.
- Uso de la aplicación: se conserva con fines estadísticos institucionales y se utiliza de forma agregada en los informes, conforme a la Política de Protección de Datos Personales de la Universidad.
- Identificador de notificaciones: hasta que cierra sesión, desinstala la aplicación o el identificador deja de ser válido.
- Mensajes de la red social: mientras mantenga su vínculo con la Universidad o su cuenta esté activa.
- Fotografía institucional: mientras mantenga su vínculo con la Universidad.
- Constancia de consentimiento: mientras dure la relación y durante los plazos de prescripción de las acciones legales aplicables.
- Cuentas de usuarios externos: hasta que usted solicite su eliminación (sección 11).
Cumplido el plazo, los datos se eliminan o se anonimizan de forma que no permitan identificarle.
10.Cómo protegemos los datos
- Comunicaciones cifradas entre la aplicación y los servidores.
- Credenciales de sesión guardadas en el almacenamiento seguro del dispositivo, con renovación periódica y revocación al cerrar sesión o al iniciarla en otro equipo.
- Bloqueo temporal tras intentos fallidos y verificación adicional cuando corresponde.
- Mensajes de la red social cifrados.
- Protección contra capturas de pantalla durante las evaluaciones en línea.
- Acceso restringido según el rol, y registro de sesiones y de accesos.
Si se produjera una vulneración de seguridad que afecte a sus datos, la Universidad la notificará a la Superintendencia de Protección de Datos Personales en el plazo de cinco días que establece la normativa y, cuando pueda suponer un riesgo para sus derechos, también a usted, sin dilación.
11.Sus derechos y cómo ejercerlos
La LOPDP le reconoce, entre otros, los derechos a:
- Información: saber cómo se tratan sus datos, que es lo que hace esta Política.
- Acceso: conocer y obtener, de forma gratuita, los datos que la Universidad trata sobre usted.
- Rectificación y actualización: corregir los datos inexactos o incompletos.
- Eliminación: pedir que se supriman los datos cuando ya no sean necesarios o no exista una obligación legal de conservarlos.
- Oposición: oponerse a determinados tratamientos.
- Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
- Suspensión del tratamiento en los casos que prevé la ley.
- No ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o le afecten de forma significativa.
- Retirar su consentimiento en cualquier momento, para los tratamientos que se basan en él, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.
Cómo ejercerlos
- Desde la aplicación: desactivar categorías de notificaciones, revisar y cerrar sus sesiones activas, y —si es usuario externo— eliminar su cuenta desde Ajustes.
- Por correo: escribiendo al delegado de protección de datos (sección 1) desde el correo que tiene registrado, indicando el derecho que desea ejercer y adjuntando una copia de su documento de identidad.
La solicitud es gratuita y se responde en el plazo de quince (15) días que establece la LOPDP. Si considera que sus derechos no han sido atendidos, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
Eliminación de la cuenta de usuarios externos
La eliminación desactiva la cuenta de forma definitiva y suprime o anonimiza sus datos personales. La Universidad conserva únicamente información general que no permite identificarle (por ejemplo, el número de participantes de un evento) y los datos que deba mantener por una obligación legal.
Usuarios institucionales: su cuenta la gestiona la Universidad por su vínculo con ella y no se elimina desde la aplicación; puede dejar de usarla y cerrar sesión en cualquier momento, y ejercer sus derechos por la vía indicada.
12.Decisiones automatizadas
La aplicación no toma decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre usted o le afecten de forma significativa.
13.Menores de edad
Algunos estudiantes pueden tener entre 15 y 17 años. Conforme a la normativa, desde los 15 años pueden consentir por sí mismos el tratamiento de sus datos cuando las finalidades se les explican con claridad, como hace esta Política. La aplicación no está dirigida a menores de 15 años.
14.Permisos del dispositivo
La aplicación solo pide un permiso cuando usted usa la función que lo necesita, y puede retirarlo desde los ajustes de su dispositivo:
- Cámara: para escanear códigos QR de asistencia, tomar fotografías o escanear documentos que usted decide adjuntar.
- Fotos y archivos: para adjuntar imágenes o documentos que usted elige, y para guardar en su dispositivo los archivos que descarga.
- Micrófono: para grabar videos que usted decide compartir.
- Notificaciones: para recibir avisos institucionales.
- Huella o reconocimiento facial: para desbloquear la aplicación, verificado por el sistema operativo.
15.Cambios en esta Política
Cada versión se publica con su número y fecha de vigencia, y las versiones anteriores se conservan. Si un cambio es sustancial, la aplicación le pedirá leer y aceptar la nueva versión antes de continuar; el solo uso de la aplicación no se considera aceptación.
Esta versión está vigente desde el 24 de septiembre de 2026 y hasta que sea sustituida por una nueva. Se revisa al menos una vez al año, y antes si cambian la normativa, los servicios de la aplicación o los tratamientos que describe.
16.Normativa aplicable
- Constitución de la República del Ecuador, artículo 66, numeral 19 (derecho a la protección de datos de carácter personal).
- Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (2021) y su Reglamento General (Decreto Ejecutivo No. 904, 2023).
- Resoluciones de la Superintendencia de Protección de Datos Personales, en particular: SPDP-SPD-2025-0028-R (delegado de protección de datos) y SPDP-SPD-2026-0004-R (transferencias nacionales e internacionales).
- Ley Orgánica de Educación Superior y su normativa conexa.
- Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, que reconoce la validez de la aceptación electrónica.
- Política de Protección de Datos Personales de la Universidad Técnica del Norte.
17.Aceptación
Al iniciar sesión por primera vez, y cada vez que se publique una versión nueva, la aplicación le presenta esta Política con una casilla desmarcada. Al marcar «He leído la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales y autorizo el tratamiento de mis datos personales conforme a ella», usted declara que ha leído y comprendido esta Política; que ha sido informado de las finalidades, los plazos de conservación, las medidas de seguridad, los derechos que le asisten y los canales para ejercerlos; y que autoriza, de manera libre, específica, informada e inequívoca, el tratamiento de sus datos personales en los términos aquí descritos.
Historial de versiones
| Versión | Vigente desde | Cambios |
|---|---|---|
| 2.0 | 24 de septiembre de 2026 | Reescritura completa: fundamento legal por finalidad, datos sensibles, proveedores y transferencias internacionales, plazos de conservación, delegado de protección de datos, eliminación de cuenta de usuarios externos, menores de edad y aceptación expresa en la aplicación. |
| 1.0 | 24 de marzo de 2025 | Versión inicial. |